Die beleid is ook in Afrikaans onderaan die Engelseweergawe beskikbaar.

PRIVACY POLICY

1. Introduction

The Private Body is a private company which provides a wide range of agricultural services throughout the Republic of South Africa, and is required to comply with the Protection of Personal Information Act 4 of 2013 (herein referred to as “POPI”).

POPI requires the Private Body to inform their Data Subjects as to the way their personal information is collected, processed, disclosed, and destroyed.

This POPI Privacy Policy describes the way OVK intends to meet its legal obligations and requirements in respect of the lawful processing of personal information as set in POPI.

POPI further requires OVK make the Data Subject (in this case “You”) aware of how your personal information will be processed lawfully. By taking note of this Policy and by providing your Personal Information You are acknowledging that You have been made aware of the specific purpose/s for processing your Personal Information. You further agree with the contents contained herein and hereby authorise the Private Body to process your personal information for the specific purpose/s and in the manner as set out herein below. This Policy is subject to change, whenever legislative changes impact on the contents hereof.

2. The Scope of the Policy

This Policy applies to Data Subjects whose personal information is being processed, retained or stored by OVK in accordance with the requirements set out in POPI

3. Definitions

3.1. “Consent” means any voluntary, specific, and informed expression of will in terms of which permission is given for the processing of personal information.

3.2. “Data Subject” means an individual or legal entity to whom the personal information relates. This includes but is not limited to existing and future employees, independent contractors, clients, service providers, sub-contractors, and any other stakeholders also referred to as “You/Your” herein.

3.3. “Information Officer” means the person who is responsible to encourage POPI compliance, within OVK by practically implementing the conditions for the lawful processing of personal information and creating the necessary awareness. The information Officer is also responsible to handle requests made by a Data Subject in relation to access to records or the correction, destroying or deletion of his/her/its personal information.

3.4. “Personal information” means information relating to an identifiable, individual, or legal entity as defined by the POPI Act.

3.5. “Private Body” means Oos Vrystaat Kaap Bedryf Beperk “OVK” with registration number 1999/004069/06 and registered business address 19 Dan Pienaar Street Ladybrand, 9745;

3.6. “Processing” means any operation or activity or any set of operations, whether by manual or automatic means, that relates to the collection, receipt, recording, organization, collation, storage, updating or modification, retrieval, alteration, consultation, use, dissemination, transmission, distribution or making available in any other form or merging, linking as well as restriction, degradation erasure or destruction of personal information.

3.7. “POPI” means the Protection of Personal Information Act 4 of 2021.

3.8. “OVK-Group” Includes Oos Vrystaat Kaap Operations Limited and its affiliates,  Blue Crane Fibre, Oos Kaap Boerdery en Graanhandelaars, Van Lill Woolbuyers,  OVK Eiendomme, Matla Energy, OVK Rekenaardienste, Oos Vrystaat Kunsmis, OVK finansiële Dienste, Countrywide Fertilizer, Olivia Energy Solutions, and Sinethemba Mafama.

4. POPI Conditions

OVK is committed to Processing personal information lawfully and to comply with the following conditions as set in POPI:

4.1.1. Accountability and Openness: OVK commits to comply with the requirements as set out in the POPI legislation and it further agrees to be transparent in its approach to adhering to the requirements of POPI. This includes but is not limited to keeping adequate documentation of all processing operations and making Data Subjects (like You) aware of all the details regarding the processing of your personal information.

4.1.2. Processing limitations: OVK commits to only processing personal information for the specific purpose for which it was obtained in the first place. 

No personal information will be further processed, if it is for a purpose that is different from the original purpose of collection, unless You as the Data Subject provided further consent, or such further processing is required to give effect to the original purpose.

4.1.3. Specific Purpose: OVK is required to keep accurate records and undertakes to not keep personal information for a period longer than specified or required. In cases where the specific purpose for the retaining of the personal information has expired or where the retention period has lapsed, OVK shall dispose of the personal information at the end of the retention period accordingly and in such a manner so that such information is not re-identifiable.

4.1.4. Information quality: OVK shall ensure that accurate, clear, and relevant records shall always be kept of the Data subjects and undertakes to implement a procedure where a Data Subject may request for their records to be corrected, updated, deleted, or destroyed upon submitting an appropriate request form as set out in the Private Body’s PAIA & POPI manual.

4.1.5. Security safeguards: The Private Body will use it best endeavours to provide the necessary security measures to ensure that personal information is kept safe and to minimise the risks of data breaches for example data loss, destruction, and unauthorised access.

4.1.6. Data subject participation: The Data Subjects can request access to his/ her personal information records and may also request that their personal information records be corrected or deleted as set out in the POPI Act, but subject to such other ruling legislation which would prohibit such deletion.

5. Personal Information Collected

OVK collects and processes your personal information in relation to its goods and service offering. The type of personal information will depend on the need for which it is collected and will be processed for that specific purpose only, unless such information is to be used for a different purpose within the OVK Group to give effect to the requested delivery of such goods and/or services. OVK will never use the information outside of such scope and only such information as is required to give effect to you as the Data Subjects’ request for goods or services. OVK shall inform You as to the personal information required to give effect to such services or goods, and should you elect not to provide such information or request such information already in OVK’s possession be destroyed (where such information is not required in terms of any other act or regulatory requirement) OVK will not be able to provide you with such goods and or services. 

Examples of the personal information we collect include, but is not limited to:

• Name

• Contact details

• Physical and Postal address • Identity number

• Tax related information

• Confidential correspondence

• Financial information

OVK also collects and processes personal information of the Data Subjects for marketing purposes to ensure that its goods and services remain relevant. 

Should you however wish to stop receiving any marketing material from OVK, you will have the option to opt out at any given time from such communications.

The Private Body aims to have agreements in place with all its suppliers, third party service providers and processors to ensure compliance with POPI.

6. The Usage of the Personal Information

Your personal information will only be used for the specific purpose/s for which it was collected and as agreed to by You.

This may include, but not be limited to:

• Providing goods and services and to carry out transactions as requested.

• Conducting credit reference searches or verification (applicable where application for credit is submitted).

• Confirming, verifying, and updating Data Subject details. • Conducting market research

• For audit and record keeping purposes

• Legal proceedings (if any)

• To comply with legal and regulatory requirements

• Marketing and related communications

• Client database updates

7. Disclosure of Personal Information

OVK may share Your personal information with any subsidiary, affiliate, and third-party service provider. OVK has agreements in place with these third-party service providers to ensure compliance with POPI and the protection of your confidential and personal information.

OVK will never provide your information to a third party who does not adhere to the POPI regulations, or where similar data privacy policies are not in place.

OVK may also disclose your personal information where it has a duty or a right to disclose in terms of applicable legislation, the law, or where it may be deemed necessary to protect the OVK’s rights.

8. Security Safeguards

POPI requires that personal information must be adequately protected to prevent the personal information from being lost, destroyed, or illegally accessed by an unauthorised person.

OVK will continuously review its security controls and processes to ensure that personal information is secure.

The following procedures are in place to protect the personal information collected:

• OVK has appointed an Information Officer who is responsible for the compliance with  the conditions of the lawful processing of personal information and other provisions of POPI;

• Each new employee will be required to sign an Employment Contract containing  relevant Consent clauses for the use and storage of employee information, or any other  action so required, in terms of POPI;

• Every employee currently employed by OVK will be required to sign an addendum to their Employment Contracts containing relevant consent clauses for the use and storage of employee information, or any other action so required, in terms of POPI;

• OVK stores archived hard copy personal information in locked filing cabinets, walk in safes and access-controlled offices to which access is limited to authorised personnel alone;

• OVK’s suppliers and other third-party service providers, will be required to sign a Service Level Agreement (Data Protection Agreement “DPA”) confirming their commitment to the protection of personal information. This will be monitored and reviewed on a regular basis;

• All electronic files or personal information is securely stored and backed up to prevent unauthorized access by third parties and other data breach threats. 

A dedicated IT teamis available to assist with any possible security breaches or attempted security breaches to enable the continuous protection of your personal information.

9. Access and Correction of Personal Information

You have the right to request access to your personal information held by OVK. You also have the right to ask that OVK update, correct or delete your personal information on reasonable grounds, always subject to other laws and regulations regarding record keeping. In the event that you’ve objected to the processing of your personal information OVK may no longer process the said personal information. OVK will take all reasonable steps to confirm your identity before providing details of your personal information or making changes to your personal information.

The details of the Private Body’s Information Officer are as follows:

Name: Dirk Du Plessis

Telephone: 051 923 4512

Email: [email protected]

Physical address: 19 Dan Pienaar Street, Ladybrand, 9745

Postal address: PO Box 96, Ladybrand, 974

10. Amendments to this Policy

This Policy will be reviewed and amended, when required or at least once a year.

11. PAIA & POPI Manual Availability

You can obtain access to OVK’s PAIA & POPI manual at its physical offices, via its website or by requesting a copy from the Information Officer.

12. Records that cannot be Found

If the Private Body searches for a record and it is believed that the record either does not exist or cannot be found, the Data Subject requesting such information will be notified by way of written confirmation to that effect. This will include the steps that were taken to attempt to locate the record.

13. The Prescribed Fees

The prescribed fees are available on the Department of Justice and Constitutional Development’s website at www.doj.gov.za and in OVK’s PAIA manual which is on the OVK website or available on request.

PRIVAATHEIDSBELEID

1. Inleiding                 

Die Private Liggaam is 'n Publieke maatskappy wat 'n wye verskeidenheid landboudienste in die Republiek van Suid-Afrika lewer en moet in terme van sy bedryf wat die hantering, prosessering en stoor van persoonlike inligting insluit, aan die Wet op die Beskerming van Persoonlike Inligting 4 van 2013 (hierin bekend as "POPI") voldoen.

POPI vereis dat die Private Liggaam hul Data-subjekte inlig oor die manier waarop hul persoonlike inligting versamel, verwerk, openbaar gemaak en vernietig word. 

Hierdie POPI-privaatheidsbeleid beskryf die manier waarop OVK van voorneme is om sy wetlike verpligtinge en vereistes na te kom ten opsigte van die wettige verwerking van persoonlike inligting soos in POPI daar gestel.

POPI vereis verder dat OVK die Data Subjek (in hierdie geval "Jy/Julle") bewus maak van hoe jou/julle persoonlike inligting wettig verwerk sal word. Deur kennis te neem van hierdie POPI-privaatheidsbeleid en deur u persoonlike inligting te verskaf, erken u dat u bewus gemaak is van die spesifieke doel van die verwerking van u persoonlike inligting.

U stem verder saam met die inhoud wat hierin vervat is en magtig hiermee die Private Liggaam om u persoonlike inligting vir die spesifieke doel en op die wyse soos hieronder uiteengesit, te verwerk. Hierdie beleid is onderhewig aan verandering wanneer wetgewende veranderinge 'n impak op die inhoud hiervan het.

2. Die omvang van die beleid

Hierdie beleid is van toepassing op Data subjekte wie se persoonlike inligting verwerk, geprosesseer of gestoor word deur OVK in ooreenstemming met die vereistes uiteengesit in POPI.

3. Definisies

3.1. "Toestemming" enige vrywillige, spesifieke en ingeligte uitdrukking van wil ingevolge waarvan toestemming gegee word vir die verwerking van persoonlike inligting.

3.2. "Data Subjek" beteken 'n individu of regspersoon met wie die persoonlike inligting verband hou. Dit sluit in, maar is nie beperk tot bestaande en toekomstige werknemers, onafhanklike kontrakteurs, kliënte, diensverskaffers, subkontrakteurs en enige ander belanghebbendes wat ook hierin "Jy/Jou" genoem word.

3.3. "Inligtingsbeampte" beteken die persoon wat verantwoordelik is om POPI-nakoming aan te moedig binne OVK deur die voorwaardes vir die wettige verwerking van persoonlike inligting prakties te implementeer en die nodige bewustheid te skep. Die inligtingsbeampte is ook verantwoordelik om versoeke wat deur 'n Data subjek gemaak is te hanteer met betrekking tot toegang van rekords of die regstelling, vernietiging of verwydering van sy / haar persoonlike inligting.

3.4. "Persoonlike inligting" beteken inligting wat verband hou met 'n identifiseerbare, individu of regspersoon soos gedefinieer deur die POPI-wet.

3.5. "Private Liggaam" beteken Oos-Vrystaat Kaap Bedryf Beperk "OVK" met registrasienommer 1999/004069/06 en geregistreerde besigheidsadres te Dan Pienaarstraat 19 , Ladybrand, 9745.

3.6. "Verwerking" beteken enige handeling of aktiwiteit of enige samestelling van handelinge, hetsy deur normale fisiese verwerking en prosessering of outomatiese prosessering van persoonlike inligting, wat verband hou met die versameling, ontvangs, opname, organisering, data versameling, berging, opdatering of wysiging, herwinning, verandering, konsultasie, gebruik, versending, transmissie, verspreiding of beskikbaarstelling in enige ander vorm of samestelling, koppeling sowel as beperking, agteruitgang of vernietiging van persoonlike inligting.

3.7. "POPI" beteken die Wet op die Beskerming van Persoonlike Inligting 4 van 2013.

3.8. “OVK-Groep” Sluit in Oos Vrystaat Kaap Bedryf Beperk en sy filiale, Blue Crane Fibre, Oos Kaap Boerdery en Graanhandelaars, Van Lill Woolbuyers, OVK Eiendomme, Matla Energy, OVK Rekenaardienste, Oos Vrystaat Kunsmis OVK, Finansiele Dienste, Countrywide Fertilizer, Olivia Energy Solutions, asook Sinethemba Mafama.

4. POPI Voorwaardes

OVK is daartoe verbind om persoonlike inligting wettig te verwerk en om te voldoen aan die volgende voorwaardes soos in POPI gestel:

4.1.1. Aanspreeklikheid en openheid: OVK verbind hom daartoe om te voldoen aan die vereistes soos uiteengesit in die POPI-wetgewing en dit stem verder in om deursigtig te wees in sy benadering tot die nakoming van die vereistes van POPI.

Dit sluit in, maar is nie beperk tot die behoud van voldoende dokumentasie van alle verwerkingsbedrywighede en die bewusmaking van Data subjekte (soos u) van al die besonderhede rakende die verwerking van u persoonlike inligting nie.

4.1.2. Verwerkingsbeperkings: OVK verbind hom daartoe om slegs persoonlike inligting te verwerk vir die spesifieke doel waarvoor dit in die eerste plek verkry is. Geen persoonlike inligting sal verder verwerk word indien dit is vir 'n doel wat verskil van die oorspronklike doel van insameling nie, tensy u as die Data subjek verdere toestemming verskaf het, of sodanige verdere verwerking nodig is om uitvoering te gee aan die oorspronklike doel.

4.1.3. Spesifieke doel: OVK het nodig om akkurate rekords te hou en onderneem om nie persoonlike inligting vir 'n tydperk langer as gespesifiseer of vereis te hou nie. In gevalle waar die spesifieke doel vir die behoud van die persoonlike inligting verval het of waar die retensietydperk verval het sal OVK die persoonlike inligting aan die einde van die retensietydperk dienooreenkomstig en op so 'n wyse van ontslae raak dat sodanige inligting nie weer identifiseerbaar is nie.

4.1.4. Inligtingskwaliteit: OVK sal verseker dat akkurate, duidelike en relevante rekords altyd van die Data Subjek gehou word en onderneem om 'n prosedure te implementeer waar 'n Data Subjek kan versoek dat hul rekords reggestel, opgedateer, geskrap of vernietig word met die indiening van 'n toepaslike versoekvorm soos uiteengesit in die Private Liggaam se PAIA & POPI-handleiding. Dit bly steeds die Data Subjek se verantwoordelikheid om te  verseker dat die data welke hy aan OVK verskaf korrek en op datum is.

4.1.5. Sekuriteitsmaatreëls: Die Private Liggaam sal tot die beste van sy vermoë die nodige veiligheidsmaatreëls in plek stel om te verseker dat persoonlike inligting veilig gehou word en om die risiko's van data-oortredings soos byvoorbeeld dataverlies, vernietiging en ongemagtigde toegang te verminder.

4.1.6. Data subjek deelname: Die Data Subjek kan toegang tot sy / haar persoonlike inligting rekords versoek en kan ook versoek dat sodanige persoonlike inligting rekords reggestel of geskrap word soos uiteengesit in die POPI Wet, maar onderhewig aan sodanige ander heersende wetgewing wat sodanige skrapping sal verbied of verhoed.

5. Persoonlike Inligting Versamel

OVK versamel en prosesseer jou persoonlike inligting met betrekking tot sy goedere- en dienste lewering. Die tipe persoonlike inligting sal afhang van die behoefte en doel waarvoor dit versamel word en sal slegs vir daardie spesifieke doel verwerk word, tensy sodanige inligting vir 'n ander doel gebruik moet word om uitvoering te gee aan die besigheids- of kontraktuele verhouding tussen u en die OVK-groep. OVK sal nooit die inligting buite so 'n omvang gebruik sonder u bykomende toestemming nie en slegs sodanige inligting wat nodig is om aan jou as die Data Subjek se versoek vir goedere of dienste uitvoering te gee. OVK sal u inlig oor die persoonlike inligting wat nodig is om uitvoering te gee aan sodanige dienste of goedere, en indien u verkies om nie sodanige inligting te verskaf of versoek dat sodanige inligting wat reeds in OVK se besit is vernietig word (waar sodanige inligting nie ingevolge enige ander wet of regulatoriese vereiste vereis word nie) sal OVK u nie van sodanige goedere en of dienste kan voorsien nie. Voorbeelde van die persoonlike inligting wat ons versamel, sluit in, maar is nie beperk nie tot:

• Naam

• Kontakbesonderhede • Fisiese en posadres

• Identiteitsnommer

• Belasting verwante inligting

• Vertroulike korrespondensie

• Finansiële inligting

OVK versamel en verwerk ook persoonlike inligting van die Data Subjekte vir bemarking doeleindes om te verseker dat sy goedere en dienste relevant bly. 

As u egter wil ophou om enige bemarkingsmateriaal van OVK te ontvang, sal u die opsie hê om op enige gegewe tyd uit sulke kommunikasie lys verwyder te word.

Die Private Liggaam het ten doel om ooreenkomste in plek te hê met al sy verskaffers, derdeparty-diensverskaffers en verwerkers om nakoming van POPI te verseker.

6. Die gebruik van persoonlike inligting

Jou persoonlike inligting sal slegs gebruik word vir die spesifieke doel waarvoor dit versamel is en soos wat toestemming deur u as Data Subjek verleen word.

Dit kan insluit, maar nie beperk word tot:

• Die verskaffing van goedere en dienste en om transaksies uit te voer soos versoek.

• Die navrae van kredietwaardigheid of verifikasie (van toepassing waar aansoek om krediet ingedien word).

• Bevestig, verifieer en opdatering van Data subjek besonderhede. • Uitvoer van marknavorsing

• Vir oudit- en rekordhoudingsdoeleindes 

• Regstappe (indien enige)

• Om te voldoen aan wetlike en regulatoriese vereistes 

• Bemarking en verwante kommunikasie

• Kliënt databasis opdaterings

7. Openbaarmaking van persoonlike inligting

OVK mag van tyd tot tyd u persoonlike inligting met enige filiaal van die OVK Groep, en derdeparty-diensverskaffer deel. OVK het ooreenkomste in plek met hierdie derdeparty diensverskaffers om nakoming van POPI en die beskerming van u vertroulike en persoonlike inligting te verseker. OVK sal nooit u inligting verskaf aan 'n derde party wat nie aan die POPI-regulasies voldoen nie, of waar soortgelyke data privaatheidsbeleide nie in plek is nie.

OVK kan ook u persoonlike inligting bekend maak waar dit 'n plig of 'n reg het om ingevolge toepaslike wetgewing, regulasie of waar dit nodig geag mag word om die OVK se regte te beskerm, bekend te maak.

8. Sekuriteitsmaatreëls

POPI vereis dat persoonlike inligting voldoende beskerm moet word om te verhoed dat die persoonlike inligting deur 'n ongemagtigde persoon verlore word, vernietig word of onwettig verkry word.

OVK sal sy sekuriteitskontroles en -prosesse voortdurend hersien om te verseker dat persoonlike inligting veilig is.

Die volgende prosedures is in plek om die persoonlike inligting wat ingesamel word, te beskerm:

• OVK het 'n inligtingsbeampte aangestel wat verantwoordelik is vir die nakoming van die voorwaardes van die wettige verwerking van persoonlike inligting en ander bepalings van POPI.

• Daar sal van elke nuwe werknemer verwag word om 'n dienskontrak te onderteken wat relevante toestemmingsklousules bevat vir die gebruik en berging van werknemerinligting, of enige ander aksie wat so vereis word, in terme van POPI.

• Elke werknemer wat tans in diens van OVK is, sal vereis word om 'n addendum te onderteken by hul Dienskontrakte wat relevante toestemmingsklousules bevat vir die gebruik en berging van werknemerinligting, of enige ander aksie wat so vereis word, interme van POPI.

• OVK stoor en argiveer harde kopie persoonlike inligting in geslote liassering kaste, loop in kluise en toegang-beheerde kantore waartoe toegang beperk is tot gemagtigde personeel, soos vereis in terme van POPI,

• OVK se verskaffers en ander derdeparty-diensverskaffers sal vereis word om 'n diensvlakooreenkoms (Data Protection Agreement "DPA") te onderteken wat hul verbintenis tot die beskerming van persoonlike inligting bevestig. Dit sal gereeld gemonitor en hersien word.

• Alle elektroniese lêers of persoonlike inligting word veilig gestoor en gerugsteun om ongemagtigde toegang deur derde partye en ander dataoortredingsbedreigings te voorkom. 'n Toegewyde IT-span is beskikbaar om te help met enige moontlike

 sekuriteitsbreuke of poging tot sekuriteitsbreuke om die deurlopende beskerming van u persoonlike inligting moontlik te maak

9. Toegang en regstelling van persoonlike inligting

U het die reg om toegang tot u persoonlike inligting wat deur OVK gehou word, te versoek. U het ook die reg om te vra dat OVK u persoonlike inligting op redelike gronde opdateer, korrigeer of uitvee, onderhewig aan ander toepaslike wetgewing en regulasies rakende rekordhouding. In die geval dat jy beswaar gemaak het teen die verwerking van jou persoonlike inligting, mag OVK nie meer die gemelde persoonlike inligting verwerk nie. OVK sal alle redelike stappe doen om jou identiteit te bevestig voordat ons besonderhede van jou persoonlike inligting verskaf of veranderinge aan jou persoonlike inligting aangebring word.

Die besonderhede van die Private Liggaam se inligtingsbeampte is soos volg:

Naam: Dirk Du Plessis

Telefoon: 051 923 4512

E-pos: [email protected]

Fisiese adres: Dan Pienaarstraat 19, Ladybrand, 9745

Posadres: Posbus 96, Ladybrand, 974

10. Wysigings aan hierdie beleid

Hierdie beleid sal hersien en gewysig word, wanneer dit vereis word of ten minste een keer perjaar.

11. PAIA & POPI Handleiding Beskikbaarheid

U kan toegang verkry tot OVK se PAIA & POPI-handleiding by sy fisiese kantore, via sy webwerf of deur 'n afskrif van die Inligtingsbeampte aan te vra.

12. Rekords wat nie gevind kan word nie

As die Private Liggaam na 'n rekord soek en daar word geglo dat die rekord óf nie bestaan nie óf nie gevind kan word nie, sal die data subjek by wyse van 'n kennisgewing in kennis gestel word. Dit sal die stappe insluit wat gedoen is om die rekord op te spoor.

13. Die voorgeskrewe fooie

 Die voorgeskrewe fooie is op die Departement van Justisie en Grondwetlike Ontwikkeling se  webwerf beskikbaar by www.doj.gov.za en in OVK se PAIA-handleiding wat op die OVK-  webwerf is of op aanvraag beskikbaar is.